Um arquivo do Office é um zip, e o peso está nas imagens
Um .docx, .xlsx ou .pptx é um pacote compactado com XML dentro. O texto de um relatório de trinta páginas ocupa alguns quilobytes; a foto que alguém colou numa apresentação saiu de uma câmera de 12 MP e é exibida num retângulo de cinco centímetros. Numa apresentação real, as imagens são quase todo o arquivo.
Então comprimir um arquivo do Office é, na prática, recomprimir essas imagens. O painel mostra antes quantas existem e que fração do arquivo elas são — esse número é o teto do que qualquer compressão pode ganhar aqui, e vê-lo antes de esperar é o ponto.
Como comprimir
Abrir o pacote e medir é barato: nada é decodificado nessa etapa, então os números do painel aparecem no instante em que o arquivo cai na tela.
- Solte o .docx, .xlsx ou .pptx. Ele é aberto na hora, sem decodificar nada, só para medir.
- Confira quantas imagens existem e quanto elas pesam.
- Escolha o nível. O padrão limita o lado maior a 1600 px, que é mais do que um slide em tela cheia usa.
- Comprima e baixe. O painel diz quantas imagens de fato foram trocadas.
O que NÃO é tocado, e por que isso importa mais
Tudo o que não é imagem sai daqui idêntico ao que entrou: o XML do texto, os estilos, a numeração, os cabeçalhos, as relações entre as partes, as fontes embutidas. Nada é decodificado e regravado.
Isso não é economia de esforço, é a garantia do produto. Reescrever OOXML significa reescrever uma especificação que só o Word implementa por inteiro, e a diferença entre um arquivo menor e um arquivo que o Word recusa a abrir está exatamente em não mexer no que não se entende. É a mesma decisão que o limpador de metadados de Office daqui já tomava, e o mesmo princípio do removedor de EXIF, que copia o bloco de imagem verbatim.
Reduzir o TAMANHO vem antes de baixar a qualidade
Baixar só a qualidade de uma foto de 4000 px exibida num slide de 1024 entrega uma foto de 4000 px borrada: os pixels que ninguém vê continuam ocupando o arquivo, e ainda roubam bits dos que importam. Por isso cada nível primeiro limita o lado maior e só depois recomprime.
É a mesma lição que o compressor de vídeo registra, e vale igual aqui.
Os dois casos em que ele não ajuda, e diz isso
O primeiro é o documento sem imagem recomprimível. Acontece com o que é só texto e — muito mais comum — com o que tem gráficos: o Word grava gráfico colado como EMF ou WMF, formatos vetoriais da Microsoft que nenhum navegador decodifica. Eles são copiados intactos, e o painel avisa antes que não há o que ganhar.
O segundo é o arquivo que já veio otimizado. Recomprimir imagem já comprimida pode render um arquivo MAIOR, e um compressor que devolve arquivo maior é a falha que ninguém perdoa. Quando isso acontece, o que fica para baixar é o original, com o motivo escrito na tela — a mesma regra que o compressor de PDF aplica.
Transparência continua PNG
Imagem que pode ter canal alfa não é convertida para JPEG, mesmo que rendesse mais. Um logo com fundo transparente recodificado como JPEG ganha um fundo preto, e num slide isso é um retângulo preto onde havia um logo — um ganho de bytes que estraga a página.
Então PNG e WebP continuam no formato que estavam, reduzidos de tamanho; só o que não tem alfa vira JPEG.
Onde ele continua
O resultado é um arquivo do Office e entra na cadeia: dá para seguir direto para limpar os metadados, que tira autor, empresa e histórico de revisão do mesmo pacote.
Tudo roda no seu navegador. O documento não é enviado a lugar nenhum, e num compressor de Office online — onde o arquivo costuma ser um contrato ou uma proposta — essa é a diferença que importa.